7 Essentielle Tips til Effektive Forretningsrejser

1. Intro til Forretningsrejser

Forretningsrejser er meget mere end blot at mødes med kollegaer og kunder rundt om i verden. Hvis der er tid til det så kan man være rigtig heldig at komme til at opleve hvordan arbejdskulturen er i andre lande samt hvordan dette har indflydelse på ens samarbejde på kryds af lande og kulturer. Det vil derfor være en rigtig god idé at nøje planlægge sin erhvervsrejse i god tid i forvejen.

Vi anbefaler at man vælger direkte flyruter til sine forretningsrejser, så man undgår eventuel jetlag og udmattende rejsetid. En anden ting man bør overveje, er ens rejseudgifter ved overnatninger på hotel. Her taler vi om fx antal overnatninger, forplejning, placering i forhold til ens møder m.m… Ved at planlægge hotel på ens destination så kan der være mange penge at spare og derved kan det frigøre mere af ens til på forretningsrejsen.

2. Planlægning og Formål

Forretningsrejsens Formål

Der skal være et helt klart formål for at en rejse kan defineres som en forretningsrejse, og der skal være et helt klart formål, som vil være til gavn for ens virksomhed man arbejder for. Det betyder, at virksomheden skal have defineret formålet, så det har relevans for virksomhedens vækst og indtægter, for at turen er fradragsberettiget og medarbejderne undgår at blive beskattet personligt.

3. Logistik og Forberedelse

Effektiv Pakning og Rejseudstyr

Der er så mange ting som man ikke må glemme at pakke til sin forretningsrejse. Som det allerførste og det allervigtigste er at have styr på sine rejsedokumenter. Her er der tale om at sørge for at ens pas er gyldigt på hele rejsen og det samme er gældende for visum, hvis det er nødvendigt. Det er også en god ide at have kopier med af ens rejsedokumenter i tilfælde af ens mobiltelefon eller tablet løber tør for strøm. På den måde er man 100 procent sikret.

Derudover er det også vigtigt at sikre sig, at man både husker gyldig rejseforsikring og det blå sygesikringskort (Indenfor EU), når man er på forretningsrejser i udlandet. Noget andet der er vigtigt at huske på sin forretningsrejse, er selve arbejde man skal udføre l udlandet under ens virksomhedsbesøg. Dertil skal man formentligt medbringe sim arbejdscomputer, mobiltelefon samt alle de dokumenter, man skal have adgang til mens man er på sin forretningsrejse.

Forsinkede Fly og Transportudfordringer

Er dit fly blevet forsinket eller misset flyforbindelse? EU-reglerne har sikret at man har ret til kompensation, hvis ens fly bliver enten forsinket eller aflyst under ens forretningsrejse. Kompensationen ligger på minimum EUR 250,- (cirka DKK 2.000, -) og op til hele EUR 600, – (cirka DKK 5.000, -).

Om du har ret til kompensation, kommer an på følgende faktorer:

Hvor meget dit fly er forsinket (hvis ikke aflyst) samt hvorfor flyet er forsinket

Vær opmærksom på, at reglerne om erstatning og kompensation ved flyforsinkelse alene gælder for flyvninger inden for Europa, fra Europa eller ind i Europa. En flyvning som forgår helt udenfor EU’s grænser, er ikke omfattet af reglerne, og derved har du ikke mulighed for at få erstatning.

Vi anbefaler, at man kontakter et firma som er specialister i at inddrive din erstatning ved flyforsinkelse. Rigtig mange luftfartsselskaber gør alt hvad de kan for at undgå at betale erstatning og ofte er det nødvendigt med indledende retslige skridt. Der er en håndfuld firmaer som tilbyder at hjælpe passagerer som er kommet i klemme. De er alle sammen gode. Personligt anbefaler vi Flyhjaelp.dk. Det skyldes at vi har haft gode tilbagemeldinger fra kunder som har brugt dem. Man får professionel hjælp under hele sagens forløb. Kunden kommer kun til at betale en mindre del af sin erstatning, hvis vedkommende bliver tilkendt erstatning- hvis ikke så man får tilkendt erstatningen så koster det intet at få hjælp.

Kompensationens størrelse

Størrelsen på kompensationen afhænger af, hvor lang tid ens fly har været forsinket.
Følgende satser gælder både ved forsinkelser og ved aflysninger.

Du har ret til kompensation, når hvis din flyforsinkelse er på:
Ved 2 timer eller mere for flyvninger under 1500 kilometer – det er her, der er flest, der søger kompensation for flyforsinkelse: EUR 250,00 (cirka DKK 2.000, -)
For 3 timer eller mere for flyvningen fra 1500 kilometer til og 3500 kilometer inden for EU: EUR 400,00 (cirka DKK 3.000, -)
Når der er tale om 4 timer eller mere for flyvninger til eller fra EU på mere end 3500 kilometer: EUR 600,00 (cirka DKK 4.500, -)

4. Sikkerhed og Sundhed på Rejsen

Rejseforsikring og Sikkerhedsforanstaltninger

Vi anbefaler, at man altid tegner en rejseforsikring, når man er ude på en forretningsrejse. For rejser indenfor EU skal man altid huske at tage sit blå sygesikringskort med på forretningsrejsen. Ved forretningsrejser udenfor EU, så anbefaler vi at man tegner en rejseforsikring, hvor forsikringen dækker alle former for uheld under rejsen.

Vi anbefaler altid, at man inden rejsen tjekker hvad rejseforsikringen dækker, hvis uheldet er ude. Det gælder både for erhverv/ privat forsikring.

Sundhed og Velvære under Rejsen

I vores travle hverdag kan det være svært at finde tid og energi til at tænke på sund kost. Det kan skyldes lange arbejdsdage, eller at man for hele tiden er ude flere uger på forretningsrejser. Mange vil vælge den hurtige løsning og spise fastfood eller andre usunde alternativer, når sulten melder sig, men det behøver ikke at være sådan. Tjek dette link: de9.dk De giver tips og råd til hvordan ,man opretholder en sund livsstil på farten.

5. Økonomiske Aspekter

Fradrag og Økonomisk Styring

Hvordan håndterer man fradrag og holder styr på udgifter. Dinero har skrevet en artikel om dette. Dineros definition om bogføring af rejseudgifter, er en firmarejse som mindst har en varighed af 24 timer og hvor en overnatning derhjemme ikke er mulig. Udgifterne til mad, drikke og hotelophold kan bogføres som private omkostninger. Man kan derved trække dem fra i form af diæter. Dinero har også forklaret på deres hjemmeside reglerne for moms på en firmarejse i udlandet, herunder at moms fra udgifter som restaurantbesøg og taxakørsel ikke kan fratrækkes i Danmark, men kan søges retur.

Ydermere kan man igennem Dineros hjemmeside detaljeret læse hvordan man skal bogføre sin forretningsrejse. Som eksempel nævnes håndteringen af de forskellige udgifter samt tilbagebetaling af moms. De specifikke kriterier for at søge om retur af moms er detaljeret beskrevet sammen med minimumsperioder samt beløb. På deres hjemmeside nævnes det også, at reglerne mellem EU-landene og lande uden for EU varierer, og derfor bør kontakte SKAT for yderligere information.

Hent Inspiration hos dem. Læs mere her: Dinero

6. Teknologi og Effektivitet

Teknologiske Hjælpemidler til Forretningsrejsende

I en hektisk verden, hvor teknologi spiller en afgørende rolle i næsten alle aspekter af vores liv, er det ingen overraskelse, at den også kan gøre forretningsrejser mere effektive og mindre stressende Nedenfor finder du nogle måder, hvorpå teknologi kan være en uvurderlig allieret for den moderne forretningsrejsende.

1. Rejseplanlægningsapps: Der findes et væld af apps, der kan hjælpe med at planlægge din rejse fra start til slut. Apps som TripIt, Google Trips eller Kayak hjælper med at organisere dine rejseplaner på et sted, fra flyreservationer til hotelbookinger og madplaner. Disse apps kan også give realtidsopdateringer om flyforsinkelser, gateændringer og endda lokale vejr oplysninger.

2. Tidsstyringsværktøjer: Når du er på farten, er det vigtigt at holde styr på tiden. Værktøjer som Google Calendar eller Microsoft Outlook kan synkronisere dine moder og arrangementer på tværs af alle enheder du har koblet op, så du altid ved, hvor du skal være og hvornår. Apps som Toggl eller RescueTime kan også hjælpe dig med at spore, hvor meget tid du bruger på forskellige opgaver, hvilket er nyttigt for effektiv tidsstyring.

3. Mobile Kontorløsninger: Med apps som Google Docs, Microsoft Office 365 og Dropbox kan du nemt få adgang til og arbejde på dine dokumenter, uanset hvor du er på kontoret eller ved din firmarejse udlandet. Dette sikrer, at du kan fortsætte med at være produktiv.

4. Kommunikationsværktøjer: At holde kontakten med dit team og klienter er altafgørende. Apps som Slack, Zoom og Skype gør det muligt at kommunikere og holde meder virtuelt, uanset din geografiske placering. Dette er især nyttigt, hvis du arbejder på tværs af forskellige tidszoner.

5. Rejseapps til Lokal Information: Når du ankommer til en ny by, kan apps som Google Maps, Citymapper eller lokale transportapps være uvurderlige for at hjælpe dig med at navigere rundt. De kan give information om offentlig transport, kørselsvejledninger, og endda anbefalinger til lokale spisesteder.

6. Sikkerhedsapps: For din sikkerhed, overvej apps som TripWhistle Global SOS, der giver globale nødnumre, eller Red Zone Map, der informerer om sikkerhedsniveauer i forskellige områder. Disse apps kan være livreddende i nødsituationer.

7. Valutaomregner og Udgifter Tracking: Apps som XE Currency eller Expensify kan hurtigt hjælpe dig med at holde styr på valutakurser og spore dine udgifter, hvilket er særligt nyttigt, når du rejser til forskellige lande. Ved at integrere disse teknologiske værktøjer i din rejseplanlægning og udførelse, kan du spare tid, reducere stress og øge din samlede produktivitet. Teknologi giver dig mulighed for at fokusere mere på formålet med din rejse og mindre på de logistiske udfordringer, der følger med at være på farten.

7. Netværk og Opfølgning

Udnyt Rejsetiden til Netværk

Forretningsrejser giver utallige muligheder for at udvide sit professionelle netværk. Nedenfor finder du nogle måder hvordan du kan forbedre disse.

1. Forberedelse For Rejsen: Det er altid en rigtig god idé inden man rejser, at undersøge og planlægge hvem der vil være tilstede ved de møder, du deltager i. Her kan LinkedIn være et fantastisk redskab at bruge til fx at identificere og forbinde til andre deltagere eller talere. Det kan være en god idé at arrangere et kaffemøde på forhånd.

2. Aktiv Deltagelse i Begivenheder: Sørg for at være aktiv under konferencer, workshops og møder. Stil relevante spørgsmål og deltag i diskussioner og vær åben for at møde nye mennesker. Husk på at et netværk ikke kun handler om, at udveksle visitkort, men om at skabe meningsfulde forbindelser.

3. Sociale Begivenheder og Uformelle Møder: Mange forretningsrelationer skabes og styrkes i mindre formelle omgivelser. Deltag i sociale begivenheder, middage og receptioner. Gør det til en del af din forretningsrejse.

4. Brug af Sociale Medier: Del dine oplevelser, erfaringer og læring fra din firmarejse gennem de sociale medier. Ikke nok med at det hjælper med at opretholde dine forretningsforbindelser, men også cementerer din ekspertise og engagement inden for dit felt.

Opfølgning og Forberedelse efter endt rejse:

Det er altid godt efter endt forretningsrejse, at følge op på de aftaler man har fået i hus. Det er afgørende for at opretholde og styrke de forretningsforbindelser, man har skabt.

1. Personlig Opfølgning: Sørg for at sende personlige e-mails eller LinkedIn beskeder til de forretningsforbindelser du mødte under din firmarejse. Husk at referér til specifikke emner I drøftede under jeres møde, for at gøre din besked mere personlig.

2. Del Værdifulde Ressourcer: Del relevante artikler, rapporter eller andre ressourcer med dine nye eller allerede etablerede forretningsforbindelser. Derved viser du dem engagement i jeres givende forretningsforhold.

3. Planlæg Fremtidige Møder: Hvis muligt, arranger opfølgende møder eller videokonferencer for at forsætte jeres dialog. Dette kan både styrke allerede eksisterende forretningsprojekter eller endda skabe nye samarbejder.

4. Evaluering og Feedback: Reflekter over de ting som du fik skabt under din overståede forretningsrejse. Gode spørgsmål kunne være: Hvad fungerede godt? Hvad kunne eventuelt forberedes til næste gang? Denne evaluering vil hjælpe dig med at forbedre dine netværksstrategier for fremtidige forretningsrejser. Ved at holde fokus på både at skabe og vedligeholde forretningsforbindelser, så kan du sikre at din firmarejser ikke kun er produktive på kort sigt, men også bidrager til langsigtede professionelle relationer og muligheder.

Konklusion

Husk altid at holde fokus og tjekke følgende punkter:

• At alle rejsedokumenter som ex flybilletter er ajour til forretningsrejsen.
• At alle dine rejsereservationer er bekræftede til forretningsrejsen.
• Tjek forventede udgifter for den næste forretningsrejse.
• Sørg for at din erhvervsrejseforsikring er opdateret
• Dine rettigheder hvis dit fly skulle blive forsinket eller aflyst